La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de “Archivo Total”, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
En cumplimiento de lo anterior y la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, el Instituto estableció el Sistema Institucional de Gestión Documental SIGD, como un sistema integral de la política documental y archivística.
Objetivo
Normalizar aspectos administrativos, operativos, regulatorios, archivísticos y de conservación, para la adecuada gestión de la información física e informática del IGAC; por medio del diseño e implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental.
Componentes
El SIGD se compone de tres elementos: Sistema Integrado de Conservación, Normalización y Unidades de Información.
Sistema Integrado de Conservación
El SIC del IGAC está integrado por cuatro componentes, cada uno con sus políticas generales que abarcan temas de conservación que van desde lo particular hasta lo general:
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Conservación Documental |
Políticas generales para garantizar la conservación de los documentos minimizando el riesgo de deterioro. |
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Unidades de Conservación |
Sistemas de almacenamiento adecuados para los documentos teniendo en cuenta, materiales, soportes, frecuencia de consulta, entre otros. |
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Depósitos |
Condiciones mínimas para que un espacio físico pueda adaptarse como depósito de archivo. |
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Gestión de Desastres |
Programa de prevención y atención de desastres en archivos y la biblioteca. |
Unidades de Información
De acuerdo con la producción documental y bibliográfica, el IGAC tiene tres unidades de información:
Archivo Administrativo
Corresponde a los documentos producidos por los procesos de apoyo a la misión y visión de Instituto, incluyendo el Proceso de Gestión de Difusión y Comercialización. Este archivo es el resultado de las gestiones que debe hacer la Entidad para apoyar la gestión y ejecución de las funciones misionales y estratégicas.
Archivo Especializado
Está conformado por los documentos producidos por los procesos misionales y comprende la salvaguarda de los productos Agrologicos, Geográficos, Cartográficos, Catastrales y de Gestión del Conocimiento. Esta información es considerada como patrimonio documental de la Nación y se debe garantizar su preservación en el tiempo.
Biblioteca Especializada
Se compone del material bibliográfico y de publicaciones que se encuentra al servicio de los ciudadanos para su consulta. Se constituye a partir de información académica y técnica, que no hace parte del material de archivo, por lo que su administración se basa en el Desarrollo de Colecciones.
Normalización Documental
La gestión de la información que produce el IGAC, independiente del medio o soporte en que se encuentre debe estar regulada por la Ley General de Archivos y los Acuerdos que haya expedido el Archivo General de la Nación. Para ello, dentro de la Normalización se desarrollan los siguientes aspectos:
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Clasificación y Descripción |
Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Cuadro de Clasificación Documental Estándares de gestión de información Descripción documental (Metadatos e inventarios) |
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Colecciones Bibliográficas |
Desarrollo de Colecciones Procesamiento técnico de información |
El componente de normalización considera los objetivos del CONPES 3585 de 2009 y las políticas de administración de Información Geográfica de la ICDE.